Nawaporn Nithiprapakul
การจดโน้ตแบบต่างๆ อาจจะมีวิธีจดที่แตกต่างกันออกไปเพื่อการอ่านที่ง่ายและเข้าใจ ส่วนการจดงานในที่ประชุมที่อาจจะมีปัจจัยหลายๆ อย่างทำให้เราไม่สามารถจดทุกอย่างและเรียบเรียงทุกอย่างออกมาได้อย่างสวยงามเช่นกัน วันนี้ทีมงานมีเคล็ดลับการจดบันทึกในที่ประชุม ว่าจะจดอย่างไรให้ประสิทธิภาพของงานออกมาดีที่สุด ไปชมกันเลยค่ะ
6 เคล็ดลับสำคัญวิธีจดบันทึกในที่ประชุมให้มีประสิทธิภาพ
หากใครที่เคยเข้าร่วมประชุมหรือสัมมนาไม่ว่าจะเป็นวัยเรียนหรือวัยทำงานแล้ว บางคนอาจจะมีกระดาษ โน้ตบุ้ค หรือ iPad ไว้จดบันทึกสิ่งต่างๆ ที่สำคัญในด้านการเรียนหรือการทำงาน เราจึงแบ่งเคล็ดลับที่จะทำให้การจดบันทึกการประชุมที่ดี มีดังนี้
1. เตรียมตัวล่วงหน้า
ในการประชุมหรือสัมมนามักจะมีประกาศล่วงหน้าว่าจะจัดกิจกรรมในเรื่องใด ซึ่งเราสามารถเตรียมตัวหรือค้นคว้าหัวข้อนั้นๆ ก่อนหรือตั้งคำถามไว้สัก 2-3 ข้อไว้เป็นแนวทางในการสอบถามหรือพูดคุยในที่ประชุม ส่วนในการจดบันทึกนั้น หากเรารู้เรื่องใดคร่าวๆ ก่อนแล้วจากการเตรียมตัว ก็จะสามารถจดบันทึกได้อย่างไม่ติดขัด หรือไม่งงกับคำศัพท์ทางวิชาการต่างๆ ที่ไม่เคยได้ยิน ถือว่าการเตรียมตัวนี้เป็นสิ่งสำคัญอันดับแรกที่ต้องเตรียมก่อนเข้าประชุมเลยทีเดียว
2. อย่าถ่ายรูปทุกอย่างหรือจดทุกหัวข้อ
เคล็ดลับอีกอย่างหนึ่งคือ ไม่ควรจะถ่ายรูปหรือจดทุกหัวข้อการประชุม โดยปกติแล้วการพูดคุยกันในที่ประชุมมักเป็นการพูดคุยแลกเปลี่ยนกัน หรือบางหัวข้อก็มีมาสั้นๆ บางประเด็นเป็นการยกตัวอย่าง หรือพูดถึงสิ่งอื่นก่อนที่จะกลับมายังหัวข้อเดิม หากเราจดทุกอย่างลงไปแล้วกลับมาอ่านอีกทีจะทำให้อ่านโดยไม่ทราบประเด็นที่แท้จริง สรุปก็คือ ฟังและจดบันทึกสิ่งที่เป็นหัวข้อหลักเพื่อสรุปเป็นแนวคิดหลักหรือสิ่งที่น่าสนใจก็พอ
3. ใช้การจดบันทึกที่ทันสมัย เช่น iPad
การจดบันทึกด้วยมือนั้นจะดีที่สุดเพราะเราสามารถวาดหรือโยง ขีดเส้น ย้ำ เน้น ได้อย่างอิสระ หากจดในกระดาษก็จะสะดวกเหมือนที่กล่าวมาข้างต้น แต่หากเปลี่ยนมาจดด้วยแท็บเล็ตหรือ iPad ก็จะสร้างความสะดวกเข้าไปอีก ไม่ว่าจะเปลี่ยนสีปากกา เน้นย้ำข้อความ แก้ไขได้ง่าย สร้างหน้ากระดาษได้อย่างไม่จำกัด แถมยังเพิ่มรูปภาพหรือเพิ่มเอกสารการประชุมต่างๆ จากการถ่ายรูปได้
พูดง่ายๆ คือ ไม่ต้องพกกระดาษ สมุดหรือปากกาหลากหลายสีให้ยุ่งยาก มีเพียงแท็บเล็ตหรือ iPad เพียงอย่างเดียวก็สามารถรวมทุกอย่างไว้ใช้งานได้แล้ว และที่สำคัญคือง่ายต่อการแชร์ให้กับผู้อื่นอีกด้วย
4. ตั้งคำถามหรือถามคำถามที่ได้เตรียมมา
หากเราทำการบ้านมาก่อนโดยการเตรียมตัวสำหรับการประชุมอย่างที่กล่าวมาแล้วตอนต้นนั้น โดยให้ตั้งคำถามที่คิดว่าน่าจะเป็นประโยชน์ต่อตัวเองและคนรอบข้าง เพราะการจดบันทึกเพียงอย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ เพื่อให้การประชุมที่ออกมาดีที่สุดจะต้องมีการตอบโต้และฉลาดในการตั้งคำถามกับผู้บรรยาย เป็นการแสดงวิสัยทัศน์และใส่ใจในการประชุมเพื่อไม่ให้พลาดโอกาสในการหาความรู้ด้วย
5. จัดหน้ากระดาษอย่างเป็นระบบ
การจดบันทึกที่ดีควรมีการวางแผนด้วยอีกเช่นกัน อย่างการจัดหน้ากระดาษของการจด ในการที่จะจดบันทึกสักเรื่องหนึ่งควรจะเว้นที่ว่างด้านข้างไว้เพื่อแทรกคำอธิบายเล็กๆ เพื่อขยายความหัวข้อในเรื่องที่อาจจะขาดตกบกพร่องในภายหลัง และยิ่งเป็นเรื่องง่ายมากกว่าเดิมหากใช้ iPad ที่สามารถเคลื่อนย้ายข้อความได้ง่ายๆ โดยที่ไม่ต้องลบหรือเขียนข้อความใหม่เลย
6. อ่านทวนสรุปบันทึกที่จด
หากมีเวลาสักเล็กน้อยในที่ประชุมก็ให้อ่านทวนในสิ่งที่จดไป เพราะผู้บรรยายบางคนอาจมีหัวข้อที่คล้ายๆ กัน ถ้าอยากจะแยกประเด็นให้ออกจริงๆ ก็ควรอ่านทบทวนและแยกความแตกต่างโดยการจดคำอธิบายเล็กๆ ไว้ด้านข้างเพื่อแยกความแตกต่าง
อีกวิธีหนึ่งคือลองดูการจดบันทึกของเพื่อนหรือคนอื่นประกอบด้วยว่าไปในทิศทางเดียวกันหรือไม่ หากมีข้อสงสัยจะได้แลกเปลี่ยนความคิดและสอบถามผู้บรรยายได้ทันท่วงทีก่อนที่การประชุมจะจบสิ้นไป
ทั้งหมดนี้เป็นเทคนิคการจดบันทึกในที่ประชุมที่จะทำให้เราจัดการกับเนื้อหาและเวลาที่มีอยู่อย่างจำกัดเพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดในการประชุมในแต่ละครั้ง สามารถนำเทคนิคนี้ไปใช้ได้ทั้งในวัยเรียนและวัยทำงาน ต่อจากนี้ก็จะทำให้การจดบันทึกในที่ประชุมหรือสัมมนาต่างๆ ไม่น่าเบื่ออีกต่อไปค่ะ
ดาวน์โหลดแอปจดโน้ตต่างๆ ได้ที่
ที่มา – Medium
ภาพจาก – pinterest
