Zakura Kim
แอปปฏิทิน (Calendar) เป็นแอปที่ประโยชน์มาก ๆ สำหรับคนที่ต้องมีการนัดหมายหรือจัดการตารางงานอยู่เป็นประจำ ช่วยให้การจัดตารางเวลาต่าง ๆ ทำได้ง่าย และบทความนี้ทีมงานจะมาแนะนำ 6 เทคนิคการใช้แอปปฏิทินสำหรับผู้ใช้ iPhone, iPad และ Mac ให้ชมกันค่ะ
6 เทคนิคการใช้แอปปฏิทิน (Calendar) ช่วยจัดตารางเวลาสะดวกขึ้น
1. ให้ Siri ช่วยสร้างอีเวนท์ในปฏิทิน
เลขาส่วนตัวอย่าง Siri นั้นมีประโยชน์มาก ๆ ในเวลาที่เราไม่สะดวกที่จะปัดหรือพิมพ์บนหน้าจอ แน่นอนว่า Siri สามารถจัดตารางเวลาให้เราบนปฏิทินได้โดยไม่ต้องใช้มือเปิดแอปปฏิทินเลย
เพียงแค่เรียก Siri ขึ้นว่า “หวัดดี Siri สร้างการนัดหมาย เรื่อง… วันที่… เวลา…ถึง…” แล้วยืนยัน Siri ก็จะสร้างการนัดหมายแล้วบันทึกอีเวนท์ลงในปฏิทินทันที ง่ายและสะดวกมาก ๆ
2. กำหนดการซิงค์ข้อมูลปฏิทิน
เราสามารถซิงค์ข้อมูลบนปฏิทินให้ใช้ได้กับหลายอุปกรณ์ได้อยู่แล้ว แต่บางครั้งเราอาจจะต้องรอเวลาการซิงค์ข้อมูลที่ค่อนข้างนาน หากต้องการให้ซิงค์ข้อมูลเร็วขึ้น เราสามารถกำหนดตั้งค่าเวลาการซิงค์ได้ ดังนี้
บน iPhone, iPad ให้ไปที่การตั้งค่า (Settings) > ปฏิทิน (Calendar) > ดึงข้อมูลใหม่ (Fetch New Data) > เลือกเวลาที่ต้องการให้ดึงข้อมูล (หากต้องการให้ดึงเร็ว ก็เลือก ทุก 15 นาที แต่การดึงบ่อยก็อาจจะส่งผลต่อการใช้พลังงานแบตเตอรี่)
ส่วนบน Mac ให้ไปที่แอปปฏิทิน (Calendar) > เลือก Calendar > Preferences… ด้านบน
เลือกแถบ Accounts > ส่วน Refresh Calendars ให้เลือกเวลาที่ต้องการดึงข้อมูลปฏิทิน
3. ใช้เวลาเดินทาง
สำหรับอีเวนท์หรือกิจกรรมที่เราจะต้องไปทำนั้นมีการเดินทางที่อาจจะใช้เวลาเดินทางเล็กน้อย เราสามารถกำหนดเวลาเดินทางจากจุดเริ่มต้นไปยังปลายทางที่เราต้องไปทำกิจกรรมได้ เพื่อเป็นการย้ำเตือนเราว่าจะต้องเตรียมตัวก่อนออกเดินทางกี่โมงนั่งเอง ช่วยให้เราไม่พลาดกับนัดหมายที่สำคัญ ทำได้ทั้งบน iPhone, iPad และ Mac
ไปที่แอปปฏิทิน > สร้างกิจกรรมใหม่ โดยแตะปุ่ม + > ตั้งชื่อกิจกรรม และกำหนดสถานที่ที่ต้องไปทำกิจกรรม > เลือก เวลาเดินทาง (Travel Time) > เปิด เวลาเดินทาง (Travel Time ) แล้วเลือกเวลาที่จะต้องใช้ในการเดินทางไปยังปลายทางโดยประมาณ
นอกจากนี้ เรายังสามารถกำหนดให้มีการแจ้งเตือนก่อนเวลาเดินทางได้อีกด้วย เพื่อความพร้อมในการเดินทาง โดยแตะที่ การเตือน > เลือกเวลาที่ต้องเตือนก่อนถึงเวลาเดินทาง > เพิ่มกิจกรรมได้เลย
4. แชร์กิจกรรมร่วมกับผู้เกี่ยวข้อง
ถ้าหากกิจกรรมหรือการนัดหมายของเรานั้น มีผู้เกี่ยวข้องร่วมด้วย เราก็สามารถเพิ่มบุคคลที่เกี่ยวข้องเข้ามาในการนัดหมายได้ด้วยเช่นกัน เพื่อให้ผู้คนเหล่านั้นรับทราบถึงการนัดหมาย กิจกรรม หรือกำหนดการณ์ต่าง ๆ รวมถึงเรากำหนดให้พวกเขาสามารถจัดการกิจกรรมได้ด้วย เช่น ให้เลขาเข้ามาจัดตารางเวลา สถานที่ ที่ต้องไปทำกิจกรรมให้ เป็นต้น
ไปที่แอปปฏิทิน > สร้างกิจกรรมใหม่ โดยแตะปุ่ม + > สร้างหัวข้อกิจกรรมและกำหนดวันที่ เวลา หรือรายละเอียดอื่น ๆ ให้เรียบร้อย > แตะ ผู้รับเชิญ (Add Person) > เลือกผู้ติดต่อที่มีอีเมลติดต่อ > เพิ่มกิจกรรมได้เลย อีเมลก็จะส่งแจ้งเตือนไปยังผู้เกี่ยวข้องเหล่านั้นด้วย
ส่วนบน Mac ก็ทำได้ง่าย ๆ เพียงแค่สร้างกิจกรรมขึ้นมา แล้วคลิก Add Invite
จากนั้นก็เพิ่มอีเมลผู้เกี่ยวข้องได้เลย
5. กลับ iPhone เป็นแนวนอน เพื่อดูรายสัปดาห์
สำหรับผู้ใช้ iPhone ที่ใช้งานแอปทั่วไป อาจจะคุ้นชินกับการดูโทรศัพท์แบบแนวตั้ง แต่สำหรับแอปปฏิทินนั้นเราสามารถกลับ iPhone เป็นแนวนอน เพื่อดูปฏิทินมุมมองรายสัปดาห์ได้ เราก็จะเห็นว่ามีกิจกรรมอะไรบ้างที่บันทึกไว้ในสัปดาห์นี้
แต่อย่าลืมไปปิดการล็อคแนวตั้งในส่วน Control Center นะคะ ถ้าเปิดไว้เราจะกลับหน้าจอเป็นแนวนอนไม่ได้
6. ตั้งค่าให้เปิดไฟล์อัตโนมัติ สำหรับ Mac
เทคนิคสุดท้ายเป็นสิ่งที่น่าใช้มาก ๆ สำหรับผู้ใช้ปฏิทินบน Mac คือการตั้งค่าให้แอปปฏิทินเปิดไฟล์ให้อัตโนมัติ ก่อนที่กิจกรรมที่เราบันทึกจะเริ่มต้นขึ้น เหมาะอย่างยิ่งสำหรับคนที่มีนัดหมายจะนำเสนองานหรือต้องเตรียมไฟล์ต่าง ๆ ก่อนเริ่มงาน
ไปที่แอปปฏิทิน (Calendar) บน Mac > สร้างกิจกรรมใหม่ โดยดับเบิ้ลคลิกที่วันที่ต้องการ > ใส่ชื่อกิจกรรมให้เรียบร้อย และกำหนดวันที่และเวลา
คลิกเลือกส่วน Alert…
คลิกเลือกส่วน Alert อีกครั้ง
คลิกเลือก Custom…
เลือก Open file > ถัดมาเลือก Other… > เลือกไฟล์แนบที่ต้องการเปิดร่วมกับกิจกรรม
ระบุเวลาที่ต้องการเปิด เมื่อกำหนดเรียบร้อยแล้ว คลิก OK
เราก็จะได้กิจกรรมที่มีการแนบไฟล์ พร้อมกับเตรียมเปิดไฟล์อัตโนมัติ ตามเวลาที่เรากำหนด
น่าเสียดายที่ฟีเจอร์การเปิดไฟล์อัตโนมัติก่อนเวลากิจกรรมจะเริ่มนี้ มีให้ใช้สำหรับ Mac เท่านั้น ส่วนบน iPhone และ iPad เราสามารถแนบไฟล์ได้ แต่ไม่รองรับการเปิดไฟล์อัตโนมัตินะคะ
และนี่ก็คือ 6 เทคนิคการใช้งานแอปปฏิทิน (Calendar) ทั้งบน iPhone, iPad และ Mac ที่น่าจะมีประโยชน์สำหรับคนที่ใช้แอปปฏิทินจัดการตารางงานอยู่เป็นประจำ ก็ลองนำไปปรับใช้กันดูนะคะ
ที่มา iDropNews
